Σύμφωνα με το άρθρο 16 παρ. 1 τον Ν.2874/2000, κάθε εργοδότης που υπάγεται στις διατάξεις του ανωτέρω νόμου υποχρεούται όπως μία φορά τον χρόνο και κατά το χρονικό διάστημα από 15 Σεπτεμβρίου έως 15 Νοεμβρίου καταθέτει στην αρμόδια Υπηρεσία του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) – Τμήμα Κοινωνικής Επιθεώρησης πίνακα προσωπικού και ωρών εργασίας για το σύνολο του προσωπικού που απασχολεί με σχέση εξαρτημένης εργασίας στην επιχείρησή του. Κατόπιν της απόφασης 5072/6/25.2.2013 (ΦΕΚ 449/Β’/25.2.2013) του Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας, όπως τροποποιήθηκε και συμπληρώθηκε με την όμοια 28153/126/28.8.2013 (ΦΕΚ 2163/Β’/30.8.2013), καθιερώθηκε υποχρεωτικά η ηλεκτρονική υποβολή του πίνακα προσωπικού για κάθε εργοδότη που απασχολεί εργαζόμενο με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου. Από τις 15.9.2013, ωστόσο, έως και σήμερα έχουν παρουσιαστεί αρκετές περιπτώσεις κατά τις οποίες εργοδότες υπέβαλαν πίνακα τον οποίο χαρακτήρισαν ως «Ε4 ΕΤΗΣΙΟ», χωρίς να έχουν συμπεριλάβει το σύνολο του προσωπικού της επιχείρησής τους σε αυτόν, σύμφωνα με τις προαναφερθείσες διατάξεις, είτε εκ παραδρομής, θέλοντας δηλαδή να υποβάλουν άλλου είδους πίνακα, π.χ. συμπληρωματικό πρόσληψης, είτε από αμέλεια είτε λόγω αυτόματης επιλογής από προσαρμοσμένο πρόγραμμα μισθοδοσίας κ.λπ. Δεδομένου ότι διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή, οι υπηρεσίες οφείλουν να υποδεικνύουν στους εργοδότες να ακολουθήσουν τις ήδη δοθείσες οδηγίες περί διόρθωσης στοιχείων. Θα πρέπει δηλαδή ο εργοδότης να εκτυπώσει το ηλεκτρονικά υποβληθέν Έντυπο «Ε4 ΕΤΗΣΙΟΣ», συνοδεύοντάς το με γραπτή επιστολή με διευκρινίσεις ως προς τη λανθασμένη ή ελλιπή υποβολή και να το προσκομίσει στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ. Ωστόσο, προκειμένου να επιτευχθεί η πλήρης και ακριβής απογραφή του εργατικού δυναμικού που απασχολείται με εξαρτημένη εργασία ιδιωτικού δικαίου σε οποιονδήποτε εργοδότη της χώρας, από τις 4.10.2013 στο Πληροφοριακό Σύστημα (Π.Σ.) ΕΡΓΑΝΗ προστέθηκε στο Έντυπο «Ε4 Πίνακας Προσωπικού» επιλογή υποβολής Ε4 Ετήσιου Συμπληρωματικού Πίνακα. Έτσι, δίνεται η δυνατότητα στους εργοδότες που έχουν υποβάλει Πίνακα «Ε4 ΕΤΗΣΙΟ», χωρίς να έχουν συμπεριλάβει το σύνολο του προσωπικού τους σε αυτόν, να υποβάλουν έως και τις 15.11.2013 και «Ε4 ΕΤΗΣΙΟ ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟ» μόνο για το προσωπικό που δεν είχε δηλωθεί στον πρώτο «Ε4 ΕΤΗΣΙΟ» Πίνακα. Για τις περιπτώσεις που το ηλεκτρονικά υποβληθέν Έντυπο «Ε4 ΕΤΗΣΙΟΣ» έχει διορθωθεί με φυσική παρουσία του εργοδότη στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ πριν από τις 4.10.2013, δέον όπως οι υπηρεσίες ενημερώσουν τις επιχειρήσεις προκειμένου αυτές να υποβάλουν ηλεκτρονικά τον Ε4 Ετήσιο Συμπληρωματικό Πίνακα σύμφωνα με τις ανωτέρω οδηγίες και στο γενικό πεδίο παρατηρήσεων του εντύπου να αναγραφεί και ο αριθμός πρωτοκόλλου της σχετικής διορθωτικής επιστολής. Εννοείται ότι για την ηλεκτρονική υποβολή και του συμπληρωματικού ετήσιου πίνακα ισχύει η καθορισμένη από τον Ν.2874/2000 προθεσμία κατάθεσης, δηλαδή έως και τις 15.11.2013. Εφόσον παρέλθει η συγκεκριμένη ημερομηνία, η ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου καθίσταται αδύνατη. Στην περίπτωση αυτή, θα ακολουθείται η διαδικασία που προβλέπεται για την εκπρόθεσμη υποβολή εντύπων, δηλαδή η κατάθεση του εντύπου από τον εργοδότη με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία. Στη συνέχεια, βέβαια, η υπηρεσία θα προβαίνει σε όλες τις νόμιμες ενέργειες αναφορικά με την εκπρόθεσμη κατάθεση. Τέλος, υπενθυμίζουμε για ακόμα μία φορά ότι μετά από την έναρξη της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής υποβολής, από 1.3.2013, οι υπηρεσίες συνεχίζουν να παραλαμβάνουν καταστάσεις προσωπικού μόνο για εργοδότες οι οποίοι δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ εξαιτίας του ίδιου του Πληροφοριακού Συστήματος (άρθρο 9 παρ. α’ της υπουργικής απόφασης 28153/126/28.8.2013).
Σύμφωνα με το άρθρο 16 παρ. 1 τον Ν.2874/2000, κάθε εργοδότης που υπάγεται στις διατάξεις του ανωτέρω νόμου υποχρεούται όπως μία φορά τον χρόνο και κατά το χρονικό διάστημα από 15 Σεπτεμβρίου έως 15 Νοεμβρίου καταθέτει στην αρμόδια Υπηρεσία του Σώματος Επιθεώρησης Εργασίας (ΣΕΠΕ) – Τμήμα Κοινωνικής Επιθεώρησης πίνακα προσωπικού και ωρών εργασίας για το σύνολο του προσωπικού που απασχολεί με σχέση εξαρτημένης εργασίας στην επιχείρησή του. Κατόπιν της απόφασης 5072/6/25.2.2013 (ΦΕΚ 449/Β’/25.2.2013) του Υπουργού Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Πρόνοιας, όπως τροποποιήθηκε και συμπληρώθηκε με την όμοια 28153/126/28.8.2013 (ΦΕΚ 2163/Β’/30.8.2013), καθιερώθηκε υποχρεωτικά η ηλεκτρονική υποβολή του πίνακα προσωπικού για κάθε εργοδότη που απασχολεί εργαζόμενο με σχέση εξαρτημένης εργασίας ιδιωτικού δικαίου. Από τις 15.9.2013, ωστόσο, έως και σήμερα έχουν παρουσιαστεί αρκετές περιπτώσεις κατά τις οποίες εργοδότες υπέβαλαν πίνακα τον οποίο χαρακτήρισαν ως «Ε4 ΕΤΗΣΙΟ», χωρίς να έχουν συμπεριλάβει το σύνολο του προσωπικού της επιχείρησής τους σε αυτόν, σύμφωνα με τις προαναφερθείσες διατάξεις, είτε εκ παραδρομής, θέλοντας δηλαδή να υποβάλουν άλλου είδους πίνακα, π.χ. συμπληρωματικό πρόσληψης, είτε από αμέλεια είτε λόγω αυτόματης επιλογής από προσαρμοσμένο πρόγραμμα μισθοδοσίας κ.λπ. Δεδομένου ότι διορθώσεις δεν μπορούν να γίνουν με νέα ηλεκτρονική υποβολή, οι υπηρεσίες οφείλουν να υποδεικνύουν στους εργοδότες να ακολουθήσουν τις ήδη δοθείσες οδηγίες περί διόρθωσης στοιχείων. Θα πρέπει δηλαδή ο εργοδότης να εκτυπώσει το ηλεκτρονικά υποβληθέν Έντυπο «Ε4 ΕΤΗΣΙΟΣ», συνοδεύοντάς το με γραπτή επιστολή με διευκρινίσεις ως προς τη λανθασμένη ή ελλιπή υποβολή και να το προσκομίσει στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ. Ωστόσο, προκειμένου να επιτευχθεί η πλήρης και ακριβής απογραφή του εργατικού δυναμικού που απασχολείται με εξαρτημένη εργασία ιδιωτικού δικαίου σε οποιονδήποτε εργοδότη της χώρας, από τις 4.10.2013 στο Πληροφοριακό Σύστημα (Π.Σ.) ΕΡΓΑΝΗ προστέθηκε στο Έντυπο «Ε4 Πίνακας Προσωπικού» επιλογή υποβολής Ε4 Ετήσιου Συμπληρωματικού Πίνακα. Έτσι, δίνεται η δυνατότητα στους εργοδότες που έχουν υποβάλει Πίνακα «Ε4 ΕΤΗΣΙΟ», χωρίς να έχουν συμπεριλάβει το σύνολο του προσωπικού τους σε αυτόν, να υποβάλουν έως και τις 15.11.2013 και «Ε4 ΕΤΗΣΙΟ ΣΥΜΠΛΗΡΩΜΑΤΙΚΟ» μόνο για το προσωπικό που δεν είχε δηλωθεί στον πρώτο «Ε4 ΕΤΗΣΙΟ» Πίνακα. Για τις περιπτώσεις που το ηλεκτρονικά υποβληθέν Έντυπο «Ε4 ΕΤΗΣΙΟΣ» έχει διορθωθεί με φυσική παρουσία του εργοδότη στην αρμόδια Υπηρεσία του ΣΕΠΕ πριν από τις 4.10.2013, δέον όπως οι υπηρεσίες ενημερώσουν τις επιχειρήσεις προκειμένου αυτές να υποβάλουν ηλεκτρονικά τον Ε4 Ετήσιο Συμπληρωματικό Πίνακα σύμφωνα με τις ανωτέρω οδηγίες και στο γενικό πεδίο παρατηρήσεων του εντύπου να αναγραφεί και ο αριθμός πρωτοκόλλου της σχετικής διορθωτικής επιστολής. Εννοείται ότι για την ηλεκτρονική υποβολή και του συμπληρωματικού ετήσιου πίνακα ισχύει η καθορισμένη από τον Ν.2874/2000 προθεσμία κατάθεσης, δηλαδή έως και τις 15.11.2013. Εφόσον παρέλθει η συγκεκριμένη ημερομηνία, η ηλεκτρονική υποβολή του εντύπου καθίσταται αδύνατη. Στην περίπτωση αυτή, θα ακολουθείται η διαδικασία που προβλέπεται για την εκπρόθεσμη υποβολή εντύπων, δηλαδή η κατάθεση του εντύπου από τον εργοδότη με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία. Στη συνέχεια, βέβαια, η υπηρεσία θα προβαίνει σε όλες τις νόμιμες ενέργειες αναφορικά με την εκπρόθεσμη κατάθεση. Τέλος, υπενθυμίζουμε για ακόμα μία φορά ότι μετά από την έναρξη της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής υποβολής, από 1.3.2013, οι υπηρεσίες συνεχίζουν να παραλαμβάνουν καταστάσεις προσωπικού μόνο για εργοδότες οι οποίοι δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ εξαιτίας του ίδιου του Πληροφοριακού Συστήματος (άρθρο 9 παρ. α’ της υπουργικής απόφασης 28153/126/28.8.2013).
