Με σκοπό την αναβάθμιση των παρεχόμενων υπηρεσιών και την αύξηση της εξωστρέφειας, ο ΟΑΕΔ ξεκίνησε το 2013 το Πρόγραμμα «Επαναπροσδιορισμός του Επιχειρησιακού Μοντέλου του ΟΑΕΔ» ένα συνολικό πρόγραμμα αναδιάρθρωσης το οποίο ο Οργανισμός υλοποιεί με την υποστήριξη της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, της Τεχνικής Βοήθειας (SRSS), των Δημοσίων Υπηρεσιών Απασχόλησης της Γερμανίας, της Σουηδίας και του Ηνωμένου Βασιλείου καθώς και τεχνικών συμβούλων.
Ο οδικός χάρτης του Προγράμματος αποτελείται από τους παρακάτω οκτώ άξονες:
- Καλύτερη οργανωτική και διοικητική διάρθρωση του Οργανισμού
- Ανάπτυξη σχέσεων με τους εργοδότες
- Περαιτέρω ανάπτυξη της νέας διαδικτυακής πύλης για την εργασία (portal)
- Επανασχεδιασμός των ενεργητικών πολιτικών απασχόλησης σύμφωνα με τις ανάγκες της αγοράς εργασίας
- Παροχή υπηρεσιών σχετικών με τις ανάγκες των αναζητούντων εργασία
- Υποστήριξη των νεαρών μαθητευομένων των ΕΠΑΣ Μαθητείας του ΟΑΕΔ
- Επιλογή ενός τύπου διοίκησης για την ανάλυση διαδικασιών των νέων προτάσεων και τέλος,
- Διερεύνηση ανάπτυξης συμπράξεων συνεργασίας στο πλαίσιο της παροχής υπηρεσιών
Η υλοποίηση του προγράμματος ξεκίνησε τον Φεβρουάριο του 2014 με τη «μετάφραση» του οδικού χάρτη σε αναλυτικά και συγκεκριμένα σχέδια δράσης, τη δημιουργία πέντε ομάδων εργασίας και την επιλογή συγκεκριμένων ΚΠΑ και ΕΠΑΣ για να λειτουργήσουν σαν πιλοτικές μονάδες εφαρμογής των δράσεων.
Σήμερα, μεγάλο μέρος των δράσεων έχουν ολοκληρωθεί και έχουν παραχθεί μία σειρά εργαλείων, μεθοδολογιών και δομών που το 2016 θα ενσωματωθούν πλήρως στην καθημερινή λειτουργία του οργανισμού.
Ευρύτερα, οι σημαντικότερες δομικές αλλαγές, οι οποίες έχουν σχεδιαστεί και θα υλοποιηθούν πλήρως του επόμενες μήνες και περιλαμβάνονται στο Πρόγραμμα είναι οι παρακάτω:
- Η νέα οργανωτική δομή η οποία σχεδιάζεται, θα υλοποιηθεί σύντομα και θα δίνει έμφαση στον ισχυρότερο σχεδιασμό, στην παραγωγή αναφορών και την καλύτερη ευθυγράμμιση μεταξύ των οργανωτικών μονάδων
- Σχεδιασμός και προμήθεια εξοπλισμού για το εθνικό τηλεφωνικό κέντρο που θα λειτουργήσει τους πρώτους μήνες του 2016
- Καθιέρωση της υποδοχής στα ΚΠΑ
- Καθιερώθηκε ο ρόλος του Εργασιακού Συμβούλου για εργοδότες και ιδρύθηκε η Μονάδα Μεγάλων Εργοδοτών
- Καθιέρωση της ψηφιακής διακίνησης εγγράφων σε όλο τον Οργανισμό και την ενσωμάτωση της ψηφιακής υπογραφής
- Διεύρυνση της εξωστρέφειας του ΟΑΕΔ με μετάβαση στο τέταρτο επίπεδο ολοκλήρωσης υπηρεσιών ηλεκτρονικής διακυβέρνησης (συναλλαγές) και κατά περίπτωση στο πέμπτο επίπεδο (προσωποποίηση υπηρεσιών).
- Διεύρυνση των ατόμων που εξυπηρετούνται μέσω της νέας διαδικτυακής πύλης με την βελτίωση της προσβασιμότητας σ’ αυτή των ατόμων με αναπηρία.
- Όσον αφορά τα εργαλεία, τα σημαντικότερα εργαλεία που προέκυψαν από τις εργασίες του Προγράμματος είναι τα παρακάτω:
- Νέα διαδικτυακή πύλη από την οποία θα παρέχεται ένα ευρύτερο φάσμα ηλεκτρονικών υπηρεσιών με ασφάλεια σε όλους τους συναλλασσόμενους με τον Οργανισμό, για όλους τους τύπους συσκευών (pc ‘s, tablets, smartphones)
- Μητρώο εργοδοτών και σύστημα διαχείρισης σχέσεων με εργοδότες και ανέργους (CRM)
- Σύστημα δεικτών και αναφορών (MIS) που συνδυάζει πρωτογενή στοιχεία από όλα τα λειτουργούντα πληροφοριακά συστήματα στον Οργανισμό
- Σύστημα αυτοματοποίησης και διαχείρισης κρίσιμων ροών εργασιών
- Ηλεκτρονικό πρωτόκολλο στο σύνολο των υπηρεσιών του Οργανισμού με ενσωμάτωση της ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων και της ψηφιακής υπογραφής
- Σύστημα διαχείρισης όλων των μορφών γνώσης του Οργανισμού (εγκύκλιοι, νόμοι, αποφάσεις, προσκλήσεις προγραμμάτων κλπ) σε μορφή κειμένου, εικόνας, video παρέχοντας εργαλεία για εύκολη αναζήτηση της τελευταίας έκδοσης του εγγράφου σε όλους τους χρήστες του συστήματος
- Διεύρυνση της διαλειτουργικότητας με άλλους φορείς παρέχοντας υπηρεσίες G2G και G2B
Τέλος, οι σημαντικότερες νέες μεθοδολογίες που δημιουργήθηκαν είναι οι εξής:
- Μεθοδολογία profiling για την αναβάθμιση των υπηρεσιών σύζευξης
- Μηχανισμός μέτρησης ικανοποίησης εργοδοτών και αναζητούντων εργασία
- Οδηγός προσέγγισης και διαχείρισης εργοδοτών
- Μεθοδολογία αξιολόγησης εκπαιδευτικών δομών
- Μεθοδολογία παρακολούθησης πορείας αποφοίτων σχολών ΟΑΕΔ
Τα παραπάνω αποτελούν απαραίτητα εφόδια για τη «νέα εποχή» του ΟΑΕΔ η οποία αναμένεται να γίνει πραγματικότητα το 2016.