Sponsored Content
Κάθεσαι να δουλέψεις, να διαβάσεις ή να γράψεις και κάτι σε αποσυντονίζει πριν καν ξεκινήσεις. Κάτι φαίνεται να σε τραβάει πίσω. Ίσως να ευθύνεται εκείνο το χαρτί που είναι τσαλακωμένο και ξεχασμένο για μέρες πάνω στο γραφείο. Το στυλό που δεν γράφει. Το καλώδιο του φορτιστή του laptop που έχει μπλεχτεί. Αυτά τα μικρά δεν είναι ασήμαντα. Αντιθέτως, μαζεύονται και γίνονται περισσότερο από αρκετά για να σε βγάλουν εκτός ρυθμού. Μπορεί να μην το αντιλαμβάνεσαι εκείνη τη στιγμή. Θα το καταλάβεις όμως στο τέλος της ημέρας. Όταν νιώσεις ότι έκανες λιγότερα από όσα μπορούσες.
Αν σκέφτεσαι ότι όλα αυτά αλλάζουν δύσκολα, κάνεις λάθος. Η σωστή οργάνωση γραφείου δεν είναι κάτι περίπλοκο ούτε και ακατόρθωτο. Είναι μια πρακτική λύση σε ένα καθημερινό πρόβλημα που σε κρατάει πίσω χωρίς λόγο. Δεν σε κάνει πιο ικανό. Σε αφήνει απλώς να δουλέψεις χωρίς εμπόδια. Όταν δεν χρειάζεται να ψάχνεις, να μετακινείς και να διορθώνεις συνεχώς τον χώρο σου, η ενέργειά σου πηγαίνει εκεί που πρέπει. Στη δουλειά σου.
Δεν χρειάζεται να το κάνεις περίπλοκο όμως. Μην αγχώνεσαι. Έλα να δούμε παρέα πώς να ξεκινήσεις από τα βασικά. Από εκείνα που βλέπεις μπροστά σου κάθε μέρα. Πάμε να βάλουμε τάξη.
Επιφάνεια γραφείου
Η επιφάνεια του γραφείου είναι το πρώτο που πρέπει να αλλάξεις. Αν είναι γεμάτη, όχι μόνο θα σε κουράζει κάθε φορά που κάθεσαι να δουλέψεις, αλλά και θα σε καθυστερεί. Δεν χρειάζεται να την ομορφύνεις. Χρειάζεται να την καθαρίσεις.
Να μείνουν μόνο όσα χρησιμοποιείς καθημερινά. Ο υπολογιστής ή το laptop, ένα σημειωματάριο, ένα-δύο στυλό που γράφουν σωστά και ίσως ένα φωτιστικό. Όλα τα υπόλοιπα πρέπει να φύγουν από πάνω. Να πάνε σε συρτάρια ή σε αποθηκευτικό χώρο. Όσο πιο καθαρό είναι το γραφείο, τόσο πιο εύκολα ξεκινάς και τόσο λιγότερο διακόπτεσαι.
Είδη γραφείου
Τα είδη γραφείου είναι το επόμενο σημείο που χρειάζεται τον έλεγχό σου. Είναι μικρά αντικείμενα αλλά δημιουργούν το μεγαλύτερο “θόρυβο”. Στυλό, μαρκαδόροι, post-it, συνδετήρες, καλώδια και άλλα αναλώσιμα, εάν δεν έχουν συγκεκριμένη θέση, θα απλωθούν παντού και θα αρχίσεις να τα ψάχνεις κάθε φορά από την αρχή.
Η λύση δεν είναι να τα μαζέψεις πρόχειρα. Είναι να τα οργανώσεις σωστά. Μολυβοθήκες για τα βασικά, διαχωριστικά μέσα στα συρτάρια και μικρά κουτιά για όσα δεν χρησιμοποιείς συχνά. Κρατάς κοντά σου μόνο ό,τι χρειάζεσαι μέσα στη μέρα και απομακρύνεις τα υπόλοιπα χωρίς να τα εξαφανίζεις.
Χαρτιά και άλλα αναλώσιμα
Τα χαρτιά είναι ένα από τα πιο… ύπουλα είδη σε κάθε γραφείο. Δεν φαίνονται πολλά στην αρχή, αλλά μέσα σε λίγες ημέρες δημιουργούν στοίβες που δεν διαχειρίζονται εύκολα. Ένα έγγραφο που άφησες για μετά. Μια εκτύπωση ή μια σημείωση. Αν δεν υπάρχει σύστημα, όλα αυτά μένουν μπροστά σου και σε βαραίνουν. Χρειάζεται απλή και ξεκάθαρη οργάνωση. Κλασέρ για όσα πρέπει να κρατήσεις, ντοσιέ για όσα χρησιμοποιείς ενεργά και φάκελοι για τα προσωρινά. Το βασικό είναι ένα. Κανένα χαρτί δεν μένει πάνω στο γραφείο χωρίς λόγο. Ή μπαίνει στη θέση του ή φεύγει. Δεν υπάρχει ενδιάμεση κατάσταση.
Γενικότερα, τα αναλώσιμα γραφείου είναι κάτι που πολλοί υποτιμούν, μέχρι να τα χρειαστούν. Από το χαρτί εκτύπωσης και τα μελάνια μέχρι τις μπαταρίες και τα ανταλλακτικά, τίποτα από αυτά δεν φαίνεται σημαντικό μέχρι να τελειώσει. Όταν λείπουν όμως, η δουλειά σταματάει. Και τότε χάνεται χρόνος χωρίς λόγο.
Η λύση είναι απλή. Ξέρεις τι χρησιμοποιείς συχνά και φροντίζεις να υπάρχει πάντα ένα βασικό απόθεμα. Δεν χρειάζεται υπερβολή. Χρειάζεται η ροή της δουλειάς σου να μην εξαρτάται από το αν θυμήθηκες να αγοράσεις χαρτί.
Ο χώρος και τα έπιπλα
Η οργάνωση γραφείου δεν αφορά μόνο τα είδη γραφείου και τα αναλώσιμα. Αφορά και τη λογική του χώρου. Όταν όλα βρίσκονται στο ίδιο σημείο, δημιουργείται μπέρδεμα. Αντίθετα, όταν έχεις μικρές ξεκάθαρες ζώνες, η δουλειά γίνεται πιο ομαλά. Ένα σημείο για τον υπολογιστή, ένα για σημειώσεις, ένα για αρχειοθέτηση, ένα για αναλώσιμα. Δεν χρειάζεται μεγάλος χώρος για να το πετύχεις. Χρειάζεται απλώς να μην τα κάνεις όλα στο ίδιο σημείο.
Η εργονομία παίζει επίσης ρόλο, ακόμη κι αν δεν το σκέφτεσαι. Αν η καρέκλα δεν σε στηρίζει, αν η οθόνη είναι χαμηλά ή αν τα βασικά αντικείμενα είναι μακριά σου, κουράζεσαι πιο γρήγορα. Και όταν κουράζεσαι, πέφτει η συγκέντρωση. Μικρές διορθώσεις κάνουν τη διαφορά. Η οθόνη στο ύψος των ματιών, η καρέκλα να στηρίζει σωστά και τα χέρια να ακουμπούν φυσικά στο γραφείο. Δεν είναι λεπτομέρειες. Είναι κομμάτι της καθημερινής απόδοσης.
Τέλος, τίποτα από αυτά δεν θα κρατήσει εάν δεν το συντηρείς εσύ. Ένα γραφείο μπορεί να οργανωθεί σωστά μεν, αλλά αν το αφήσεις, θα επιστρέψει στο χάος δε. Γι’ αυτό, χρειάζεται μια απλή αλλά καθημερινή τακτοποίηση. Στο τέλος της ημέρας, αφιέρωσε λίγα λεπτά για να βάλεις τα πράγματα στη θέση τους. Να πετάξεις ό,τι δεν χρειάζεται. Να καθαρίσεις την επιφάνεια του γραφείου σου ώστε την επόμενη ημέρα να ξεκινήσεις χωρίς καθυστερήσεις και αντιπερισπασμούς.
Η παραγωγικότητα δεν είναι κάτι το απλησίαστο. Είναι αποτέλεσμα μικρών αλλά πρακτικών επιλογών μέσα στη μέρα σου. Και το γραφείο και η οργάνωσή του είναι μία από τις πιο σημαντικές. Όταν είναι οργανωμένο θα δουλεύεις πιο ήρεμα, πιο γρήγορα και χωρίς περιττό βάρος. Εάν το αφήσεις στη μοίρα του, τότε και θα πιέζεσαι περισσότερο αλλά και δεν θα αποδίδεις το ίδιο.