To hot desking κερδίζει ολοένα και περισσότερο έδαφος στο νέο εργασιακό τοπίο τα τελευταία χρόνια, ειδικά μετά την αλματώδη αύξηση των ποσοστών τηλεργασίας παγκοσμίως, αλλά και όσων άφησε πίσω της η πανδημία.
Το hot desking είναι μια προσέγγιση ανταλλαγής στον χώρο εργασίας, όπου ένας υπολογιστής χρησιμοποιείται από πολλαπλά άτομα. Είναι ένας οικονομικός τρόπος κατανομής υπολογιστών στους εργαζόμενους και ιδιαίτερα χρήσιμος για οργανωτικά περιβάλλοντα, όπου ο χρόνος χρήσης του κάθε υπολογιστή είναι χαμηλός ανά άτομο.
To hot-desking στην εποχή της τηλεργασίας
Με σχεδόν το ήμισυ του πληθυσμού των γραφείων σε ορισμένες μεγάλες αμερικανικές πόλεις να εργάζεται απομακρυσμένα, η κοινή χρήση επιφανειών εργασίας (hot-desking) -όπου οι υπάλληλοι δεν έχουν ανατεθειμένα γραφεία αλλά παίρνουν όποιο είναι διαθέσιμο όταν έρχονται στη δουλειά τους- φαίνεται σαν μια λογική λύση για εξοικονόμηση κόστους. Ερευνα του Ινστιτούτου Ερευνών Gensler στις Η.Π.Α. του 2022, τόνισε ότι το 19% των συμμετεχόντων εργαζομένων δούλευαν με όρους hot-desking, σε σύγκριση με το 10% που ίσχυε το 2020.
Οι αντιδράσεις των υπαλλήλων
Μέχρι εδώ όλα καλά για τους εργοδότες, ωστόσο όλοι τους έχουν να διαχειριστούν ένα βασικό πρόβλημα. Πολλοί υπάλληλοι το μισούν. Σύμφωνα με δημοσίευμα της Wall Street Journal oι λόγοι δεν είναι λίγοι, αφού πλήθος εργαζομένων διαμαρτύρονται όταν πηγαίνουν στο γραφείο, γιατί πλέον δεν μπορούν να βρουν εύκολα έναν χώρο που να τους εξυπηρετεί, καθώς και για το γεγονός ότι δεν έχουν πλέον έναν μόνιμο χώρο που να μπορούν να χρησιμοποιήσουν. Παράλληλα, πολλοί εξ αυτών υποστηρίζουν ότι η συνεργασία με τους συναδέλφους τους είναι πιο δύσκολη, καθώς νιώθουν σαν outsiders, εγείροντας ερωτήματα για την αποδοτικότητα της ομάδας και την καλή ψυχική τους υγεία. Η έλλειψη ελέγχου, η δυσκολία στη συνεργασία και η απώλεια του ατομικού χώρου εργασίας επηρεάζουν αρνητικά τη συνολική απόδοση των εργαζομένων.
Μια σειρά από εργαζόμενους που έχουν συμμετάσχει σε σχετικές έρευνες έχουν δηλώσει κατά καιρούς πως η επαναλαμβανόμενη εργασία, η αγωνία και η ακαταστασία που συνοδεύουν την κοινή χρήση επιφανειών εργασίας (hot-desking) ήταν συναισθηματικά και σωματικά εξουθενωτική. Το να μεταφέρουν επίσης τα εργαλεία εργασίας τους, από το ένα μέρος σε ένα άλλο τους έκαναν να αισθάνονται σαν επισκέπτης παρά σαν μέλη μιας ακαδημαϊκής κοινότητας.
Υπάρχει περιθώριο βελτίωσης του hot-desking
Παρόλα αυτά η έρευνα του Ινστιτούτου Ερευνών Gensler αποκαλύπτει ότι υπάρχουν τρόποι για να ελαχιστοποιηθούν -και ακόμα και να εξαλειφθούν- τα αρνητικά της κοινής χρήσης επιφανειών εργασίας. Αλλωστε είναι σαφές και προκύπτει ως γενικότερο συμπέρασμα κι από τη συγκεκριμένη έρευνα πώς είναι σημαντικό τόσο για τους επιχειρηματίες όσο και για τους εργαζόμενους να κατανοήσουν ότι το hot desking, αν γίνει σωστά, μπορεί να προσφέρει πολλή ελευθερία.
Οι εταιρείες μπορούν να λάβουν μέτρα για να βελτιώσουν την εμπειρία των υπαλλήλων, με την κοινή χρήση επιφανειών εργασίας μέσα από την παροχή αποθηκευτικού χώρου για προσωπικά αντικείμενα, αλλά και της εξατομίκευσης των χώρων αυτών, με σκοπό να δημιουργήσουν ένα πιο φιλικό και συμπεριληπτικό πλαίσιο για τον εργαζόμενο. Παράλληλα, οι εταιρείες μπορούν να προσφέρουν εργαλεία αλλά και τεχνολογικά gadgets που θα βελτιώσουν τους όρους της καθημερινής εργασίας των υπαλλήλων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να διατηρηθούν η αποδοτικότητα και η συνδεσιμότητα μεταξύ των υπαλλήλων, ακόμα και σε ένα περιβάλλον κοινής χρήσης επιφανειών εργασίας.
Εκτός των προαναφερθέντων, οι εταιρείες μπορούν να διασφαλίσουν ότι υπάρχει ένα αποτελεσματικό σύστημα προ-κράτησης θέσεων εργασίας, μέσω σχετικών apps και τεχνολογικών εφαρμογών, έτσι ώστε οι υπάλληλοι να μπορούν να βρουν γρήγορα και εύκολα διαθέσιμες θέσεις κατά την άφιξή τους στο γραφείο. Παρόλα αυτά, στη βιασύνη να αντιμετωπίσουν την άνοδο της εξ αποστάσεως εργασίας, πολλές εταιρείες έχουν δυστυχώς εφαρμόσει το hot-desking χωρίς πολλή σκέψη και χωρίς τις απαραίτητες προβλέψεις ώστε να αποδειχθεί ωφέλιμο για όλους τους εργαζόμενους.
Tα αποτελέσματα δεν είναι τα επιθυμητά
Πρόσφατα και συγκεκριμένα τον περασμένο Μάρτιο δημοσιεύτηκε στο Journal of Environmental Psychology μια ανασκόπηση 23 ερευνητικών εργασιών που εξέτασαν το hot desking τις δύο τελευταίες δεκαετίες. Εκεί παρατηρήθηκε ότι συχνά οι υπάλληλοι δεν μπορούσαν να βρουν την κατάλληλη θέση εργασίας -για παράδειγμα ένα γραφείο με δύο οθόνες ή ένα πιο ήσυχο γραφείο- με αποτέλεσμα να δημιουργούνται έξτρα προβλήματα στην εφαρμογή του hot- desking.
Την ίδια ώρα ο David Courpasson, καθηγητής κοινωνιολογίας και εθνογραφίας στο Emlyon Business School στη Λυών της Γαλλίας, πρόσφατα διεξήγαγε μια σχετική έρευνα μέσα από την οποία εξήχθησαν σημαντικά συμπεράσματα για τον τρόπο με τον οποίο οι ίδιοι οι εργαζόμενοι αντιδρούν απέναντι στο hot-desking και πώς προσπαθούν να «οικειοποιηθούν» ξανά τα «κοινόχρηστα» γραφεία τους. Mέσα από την έρευνά του παρατηρήθηκε πως πολλοί είχαν αποφασίσει να επανακτήσουν τα γραφεία τους, αφήνοντας προσωπικά αντικείμενα όπως φωτογραφίες, αυτοκόλλητα και τσάντες, ώστε να νιώσουν πιο οικεία και να προσαρμοστούν πιο εύκολα στο νέο κι ανανεωμένο εργασιακό περιβάλλον τους.
Από το hot-desking στο hoteling
Σε πρόσφατη μελέτη της η υποψήφια διδάκτορας κ. Adikesavan ασχολήθηκε με φοιτητές διδακτορικού οι οποίοι χρησιμοποιούν κοινόχρηστα γραφεία σε ένα πανεπιστήμιο των ΗΠΑ. Η έρευνά της κατέδειξε ότι οι περισσότεροι προσέρχονταν είτε πολύ νωρίς στο γραφείο είτε πολύ αργά, ώστε να αποφύγουν τον συνωστισμό με τους συμφοιτητές τους. Η διδάκτορας Eva Bergsten, η οποία εργάζεται ως ειδική ερευνήτρια στο Πανεπιστήμιο του Γκαβλέ στη Σουηδία, ανέφερε παρόμοια προβλήματα σε μια πρόσφατη μελέτη που δημοσίευσε για εταιρείες που ακολούθησαν τη μέθοδο του hot-desking. Την ίδια στιγμή μια μελέτη του 2019 από την Annu Haapakangas, ερευνήτρια στο Φινλανδικό Ινστιτούτο Επαγγελματικής Υγείας, κατέληξε στο συμπέρασμα ότι η δυσκολία εντοπισμού συναδέλφων σε ένα γραφείο με hot-desking, βλάπτει την ενδοεταιρική επικοινωνία και τη δημιουργία κοινοτήτων στο επαγγελματικό περιβάλλον, αναδεικνύοντας συγχρόνως πως η μετάβαση στη νέα αυτή πρόταση, μπορεί να αυξήσει τις εργασιακές απαιτήσεις των υπαλλήλων -τουλάχιστον βραχυπρόθεσμα- εξαιτίας της μειωμένης επαφής με τους συναδέλφους τους.
Το hot-desking φεύγει ή το hoteling έρχεται;
Οσο το hot-desking ξεσηκώνει πλήθος διαμαρτυριών από εργαζόμενους, το hoteling κερδίζει με τη σειρά του έδαφος στη νέα πραγματικότητα που συνδυάζει hybrid και semi-remote εργασιακά περιβάλλοντα. Στην ουσία οι υπάλληλοι μπορούν να κάνουν κράτηση ενός συγκεκριμένου χώρου εκ των προτέρων, ώστε να γλιτώσουν χρόνο, κόπο και άβολες αναζητήσεις ελεύθερου working space όταν φτάσουν στο γραφείο. Ο Carlos Martinez, διευθυντής στο γραφείο της Gensler στη Νέα Υόρκη, τόνισε ότι σχεδόν κάθε εταιρικό έργο με το οποίο ασχολείται αυτή την περίοδο υιοθετεί το hoteling σύστημα εργασίας. Συγχρόνως η κ. Bergsten υπογραμμίζει τη σημασία της ηγεσίας μιας επιχείρησης, προκειμένου να επιτευχθεί η ομαλή μετάβαση σε hot-desking και hoteling μοντέλα εργασίας. Είναι πολύ σημαντικό οι διευθυντές να εκφράζουν θετική στάση και υποστήριξη απέναντι σε αυτόν τον νέο τρόπο εργασίας. Ετσι, μπορούν να ενθαρρύνουν τους υπαλλήλους να αποδεχθούν και να επωφεληθούν από τις αλλαγές, προωθώντας την ευχαρίστηση και την παραγωγικότητά τους.
Συνολικά ωστόσο η ανάπτυξη ενός νέου περιβάλλοντος εργασίας που περιλαμβάνει το hoteling και το hot-desking απαιτεί πέραν της υποστήριξης από τη διοίκηση και την ενεργό συμμετοχή όλων των υπαλλήλων, προκειμένου αμφότερα να αποδειχτούν win-win για όλους τους εμπλεκόμενους.
Φωτογραφίες: Getty Images / Ideal Image