Μια αιρετική άποψη για τις συσκέψεις που γίνονται για να μοιραστούν οι ευθύνες, όταν ένα ζήτημα δεν είναι ξεκάθαρο.
Η συμπτωματολογία των meetings μοιάζει με τα χιλιόμετρα του Σινικού Τείχους. Φαντάζει ατελείωτη. Η μεγάλη εικόνα, όμως, είναι μία. Λογικά την έχεις βιώσει. Στη δουλειά κάνετε meeting όχι επειδή είναι πάντα απαραίτητα, αλλά επειδή είναι εύκολα ή αποτελούν θεσμό. Ένα invite, μερικά ονόματα, μια ώρα στο ημερολόγιο, ραντεβού στο meeting room και κάπου εκεί ξεκινά ένα από τα πιο υποτιμημένα κόστη της σύγχρονης εργασίας. Η ιδέα ενός meeting που μοιάζει περισσότερο με ομαδική ψυχοθεραπεία παρά με αληθινό τόπο αποφάσεων φαντάζει μαρτυρική για τους συμμετέχοντες. Μια τεχνοκρατική ματιά βάζει τα πράγματα στη θέση τους. Τα meetings δεν κοστίζουν μόνο χρόνο. Κοστίζουν συγκέντρωση, ενέργεια και τελικά, παραγωγικότητα.
Η μεγάλη παρεξήγηση της παραγωγικότητας
Τα νούμερα λένε την αλήθεια. Σύμφωνα με τη Harvard Business Review, τα στελέχη επιχειρήσεων αφιερώνουν έως και το 70% του χρόνου τους σε meetings. Την ίδια στιγμή, έρευνα της Atlassian, της αυστραλιανής εταιρείας τεχνολογίας που αναπτύσσει εργαλεία συνεργασίας για ομάδες εργασίας, δείχνει ότι το 67% αυτών θεωρούνται περιττά. Με απλά λόγια: Στα meetings, οι περισσότεροι γνωρίζουν ότι χάνουν χρόνο. Απλώς το αποδέχονται ως κανονικότητα. Ένα εβδομαδιαίο meeting οχτώ ατόμων, διάρκειας μίας ώρας, δεν κοστίζει μία ώρα. Κοστίζει οκτώ. Σε έναν χρόνο, αυτό μεταφράζεται σε εκατοντάδες ώρες, για ένα και μόνο meeting. Και αυτό είναι το εύκολο κομμάτι. Το πραγματικό κόστος που δεν μετριέται είναι η συγκέντρωση.
Η σύγχρονη εργασία απαιτεί όλο και περισσότερο αυτό που ο Cal Newport, συγγραφέας και καθηγητής στο Georgetown University, περιγράφει ως “deep work”. Υποστηρίζει ότι οι ικανοί άνθρωποι επιθυμούν να δουλεύουν χωρίς περισπασμούς σε κάτι που θεωρούν πραγματικά απαιτητικό. Τα meetings κάνουν ακριβώς το αντίθετο. Σπάνε τη μέρα σε μικρά κομμάτια. Ένα meeting στις 11:00. Ένα ακόμα στις 14:00. Ενδιάμεσα, θεωρητικά υπάρχει χρόνος για δουλειά. Στην πράξη, ο εγκέφαλος λειτουργεί σε αναμονή. Δεν «βυθίζεται» ποτέ πραγματικά στον πυρήνα της εργασίας. Και όταν τελειώνει το meeting, δεν επιστρέφουμε άμεσα εκεί που ήμασταν. Χρειάζεται χρόνος για να το κάνουμε αυτό.
Έρευνες δείχνουν ότι μπορεί να χρειαστούν έως και 20-30 λεπτά για να επανέλθει κάποιος στο ίδιο επίπεδο συγκέντρωσης μετά από μια διακοπή. Πολλαπλασίασε αυτό επί 2-3 meetings τη μέρα. Ξαφνικά, δεν έχουμε χάσει μόνο 2-3 ώρες. Έχουμε χάσει τη δυνατότητα για ουσιαστική δουλειά.
Η εταιρική κουλτούρα της ατελείωτης συζήτησης
Και εδώ εμφανίζεται το πιο ύπουλο κόστος: η ψευδαίσθηση ότι δουλεύουμε. Τα meetings σε κάνουν να νιώθεις busy. Όχι παραγωγικός. Μιλάς. Συμμετέχεις. Ανταλλάσσεις απόψεις. Δεν προχωράς. Το ίδιο θέμα συζητιέται ξανά και ξανά. Οι αποφάσεις μετατίθενται. Τα “next steps” γίνονται απλά ένα ζήτημα που θα απασχολήσει το επόμενο meeting. Πολλά meetings δεν γίνονται για να λυθούν προβλήματα. Γίνονται για να φαίνεται ότι κάποιος τα διαχειρίζεται. Σε πολλές εταιρείες, μια απλή απόφαση –ένα budget, μια καμπάνια, μια συνεργασία– περνά από δύο και τρία επίπεδα meetings πριν κλείσει. Όχι επειδή είναι τόσο σύνθετη. Αλλά επειδή αυτή είναι η διαδικασία.
Σκέψου κάτι ακόμα: πόσες φορές έχεις βγει από meeting με τη φράση «θα το ξαναδούμε»; Εκείνη τη στιγμή δεν λύνεται τίποτα. Απλώς μεταφέρεται η εκκρεμότητα λίγο πιο μπροστά στο ημερολόγιο. Κάπου εκεί, η δουλειά αντικαθίσταται από συζήτηση για τη δουλειά. Δεν είναι τυχαίο ότι εταιρείες όπως η Shopify , η καναδική πλατφόρμα που επιτρέπει σε επιχειρήσεις κάθε μεγέθους να στήνουν και να διαχειρίζονται online καταστήματα, αποφάσισαν να «παγώσουν» τις μαζικές, επαναλαμβανόμενες συναντήσεις. Αντίστοιχα, η Google προωθεί όλο και περισσότερο την ασύγχρονη συνεργασία. Η λογική είναι απλή: λιγότερα calls, περισσότερη ουσία.
Λιγότερα meetings, καλύτερη δουλειά
Υπάρχει βέβαια και μια δεύτερη προσέγγιση: όχι λιγότερα meetings, αλλά καλύτερα. Σε περιβάλλοντα με υψηλή πίεση χρόνου, όπως τα newsrooms, η ανάγκη για γρήγορο συντονισμό έχει οδηγήσει σε πιο σύντομες μορφές συναντήσεων. Τα στελέχη της εφημερίδας Libération δίνουν το παράδειγμα: Τα meetings λειτουργούν συχνά ως γρήγορα σημεία ευθυγράμμισης, λίγα λεπτά, σαφής στόχος, επιστροφή στη δουλειά. Η διαφορά δεν είναι μόνο στη διάρκεια. Είναι στη σαφήνεια.
Υπάρχει και κάτι ακόμη που συζητιέται λιγότερο: η ενέργεια. Κάθε meeting είναι μία εναλλαγή πλαισίου. Από αριθμούς σε στρατηγική. Από δημιουργικό σε επιχειρηματικό. Από ακούγοντας σε διαφωνώντας. Αυτές οι συνεχείς εναλλαγές εξαντλούν. Και όσο πέφτει η ενέργεια, πέφτει και η ποιότητα των αποφάσεων.
Το αποτέλεσμα είναι φαύλος κύκλος: περισσότερα meetings για να διορθωθούν αποφάσεις που πάρθηκαν βιαστικά σε προηγούμενα meetings. Κάπου εδώ, το θέμα παύει να είναι διαχείριση χρόνου. Γίνεται θέμα κουλτούρας. Σε πολλές εταιρείες, το γεμάτο ημερολόγιο θεωρείται ένδειξη σημασίας. Αν είσαι όλη μέρα σε calls, σημαίνει ότι «τρέχεις πολλά». Αλλά το ότι είσαι απασχολημένος δεν είναι το ίδιο με το να είσαι παραγωγικός. Οι πιο αποδοτικές ομάδες λειτουργούν διαφορετικά. Προστατεύουν τον χρόνο συγκέντρωσης. Περιορίζουν τα meetings σε αυτά που πραγματικά χρειάζονται. Σκέφτονται πριν μιλήσουν και όχι μόνο μιλώντας.
Εξωτερική φωτογραφία: @ Rodeo Project Management / Unsplash