Η αποτελεσματική επικοινωνία δεν εξαρτάται μόνο από το τι λέει κάποιος, αλλά και από το πόσο ξεκάθαρα, άμεσα και ουσιαστικά μεταφέρει το μήνυμά του. Ο Τζον Μπόου, ειδικός στην επικοινωνία, εκπαιδευτής ομιλίας και βραβευμένος δημοσιογράφος, μοιράζεται στο CNBC Make It τις απόψεις και την εμπειρία του για δύο απλές πρακτικές που μπορούν να κάνουν τον λόγο πιο άμεσο, πειστικό και ουσιαστικό.
«Συχνά, η εικόνα και η συμπεριφορά ενός στελέχους θεωρούνται καθοριστικοί παράγοντες για τον τρόπο με τον οποίο το αντιλαμβάνονται οι άλλοι. Για αυτόν τον λόγο, η σχετική εκπαίδευση δίνει ιδιαίτερη έμφαση σε στοιχεία όπως η κατάλληλη εμφάνιση, η σωστή στάση του σώματος, η αυτοπεποίθηση, η οπτική επαφή και ο σταθερός, ήρεμος τόνος στη φωνή. Η λογική πίσω από αυτό είναι ότι η υιοθέτηση αυτών των χαρακτηριστικών μπορεί να ενισχύσει την εικόνα ενός ατόμου ως ηγέτη.
Έχοντας εκπαιδεύσει για χρόνια στελέχη στην αποτελεσματική επικοινωνία, συμφωνώ ότι η προσεγμένη εμφάνιση και η σωστή στάση του σώματος είναι χρήσιμες. Ωστόσο, από μόνες τους δεν αρκούν για την αποτελεσματική ηγεσία ανθρώπων ή οργανισμών.
Η ηγεσία βασίζεται, σε μεγάλο βαθμό, στην ικανότητα να επιδεικνύει κανείς καλή κρίση, κυρίως μέσα από όσα λέει και τον τρόπο με τον οποίο τα εκφράζει. Τα άτομα που θεωρούνται ότι διαθέτουν κύρος συνήθως γνωρίζουν τι πρέπει να πουν πριν από τους άλλους. Μπορούν να μεταφέρουν περισσότερη ουσία με λιγότερα λόγια, να παρουσιάζουν σύνθετες ιδέες με απλό και κατανοητό τρόπο και, κυρίως, να γνωρίζουν πότε πρέπει να σταματήσουν να μιλούν.
Αυτές οι συνήθειες κάνουν τους ανθρώπους να θέλουν να ακούσουν. Δεν βασίζονται στην προσωπικότητα, αλλά είναι δεξιότητες που μπορεί κανείς να μάθει.
Ακολουθούν δύο βασικά σημεία από τα οποία μπορεί να ξεκινήσει η ανάπτυξή τους.
1. Μιλήστε λιγότερο
Ας υποθέσουμε ότι, σε μια αίθουσα γεμάτη συναδέλφους, κάποιος ρωτά: «Θα είναι έτοιμη η έκθεση την Τρίτη;». Υπάρχουν δύο τρόποι να απαντήσει κανείς:
- «Λοιπόν, εεε… νομίζω ότι μάλλον θα καταφέρουμε να την έχουμε έτοιμη μέχρι τότε. Ακόμη περιμένουμε κάποια στοιχεία από την οικονομική διεύθυνση, οπότε εξαρτάται από το πότε θα τα λάβουμε. Αν τα έχουμε μέχρι το πρωί της Δευτέρας ή, έστω, κάποια στιγμή μέσα στη Δευτέρα, πριν από τις 3, τότε ναι, πιστεύω ότι θα είναι εφικτό να είναι έτοιμη την Τρίτη».
Ή απλώς:
- «Ναι. Θα είναι έτοιμη την Τρίτη».
Από την εμπειρία μου, όσο υψηλότερη είναι η θέση ενός στελέχους, τόσο πιο σύντομες τείνουν να είναι οι απαντήσεις.
Οι νεότεροι υπάλληλοι συχνά μιλούν περισσότερο από όσο χρειάζεται, χωρίς να αντιλαμβάνονται ότι οι ακροατές τους δεν ενδιαφέρονται να ακούν κάθε λεπτομέρεια ή να βλέπουν διαρκώς προσπάθειες επίδειξης γνώσεων και ικανοτήτων. Η υπερβολική ανάλυση και η συνεχής παροχή εξηγήσεων είναι ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους να αποδυναμωθεί η επαγγελματική αξιοπιστία και το κύρος ενός ατόμου.
Επομένως, ένα από τα πρώτα βήματα για την ανάπτυξη ισχυρής επαγγελματικής παρουσίας είναι ο περιορισμός των περιττών λέξεων και φράσεων που δεν είναι ουσιαστικά για την επικοινωνία. Υπάρχουν ορισμένες λέξεις και φράσεις που μπορούν εύκολα να αφαιρεθούν από τον καθημερινό λόγο:
- Λέξεις όπως «εμ» και «ξέρεις» χρησιμοποιούνται συχνά για να γεμίσουν τα κενά στον λόγο. Ωστόσο, δεν προσθέτουν ουσιαστικό νόημα και μπορεί να κάνουν την ομιλία λιγότερο άμεση και καθαρή.
- Επιφυλακτικές εκφράσεις, όπως «νομίζω», «ίσως», «κατά κάποιον τρόπο», «ήθελα απλώς να πω…» ή «αν αυτό έχει νόημα», αποδυναμώνουν μια δήλωση χωρίς να αλλάζουν το περιεχόμενό της. Όταν δεν είναι απαραίτητες, είναι προτιμότερο να παραλείπονται.
- Περίπλοκες διατυπώσεις και περιττές λέξεις κάνουν ένα μήνυμα πιο δύσκολο στην κατανόηση. Για παράδειγμα, αντί για «περίπου έξι ή επτά», αρκεί το «επτά». Αντίστοιχα, το «υποθέτοντας ότι θα τα λάβουμε μέχρι τη Δευτέρα το πρωί ή, ακόμη και αργότερα μέσα στη Δευτέρα, πριν, ας πούμε, τις 3 μ.μ.» μπορεί να γίνει απλώς «αν τα λάβουμε μέχρι τη Δευτέρα στις 3 μ.μ.».
- Η υπερβολική χρήση εξειδικευμένης ορολογίας μπορεί να δυσκολέψει την κατανόηση και να αποσπάσει την προσοχή από το βασικό μήνυμα. Είναι προτιμότερο να χρησιμοποιούνται οι πιο απλοί και άμεσοι όροι που αποδίδουν με σαφήνεια αυτό που πρέπει να ειπωθεί.
- Οι περιττές εξηγήσεις, οι λεπτομέρειες της διαδικασίας και οι πληροφορίες που δεν σχετίζονται άμεσα με το ερώτημα κάνουν το βασικό μήνυμα λιγότερο σαφές. Όσο περισσότερες άσχετες ή μη απαραίτητες πληροφορίες προστίθενται, τόσο πιο εύκολο είναι να χαθεί το ουσιαστικό σημείο της απάντησης.
2. Δώστε πρώτα την απάντηση
Το βασικό είναι η απάντηση να δίνεται από την αρχή.
Όταν κάποιος ρωτά πότε θα ξεκινήσει ένα έργο, η απάντηση μπορεί να είναι απλώς: «Την Τρίτη». Αν ρωτήσει αν υπάρχει συμφωνείτε με μια πρόταση, η απάντηση μπορεί να ξεκινά με «Ναι». Αν ρωτήσει τι αποφασίστηκε σχετικά με μια εξαγορά, μπορεί να ειπωθεί εξαρχής: «Αποφασίσαμε να μην προχωρήσουμε». Στη συνέχεια, μπορούν να παρουσιαστούν οι λόγοι της απόφασης, μέσα από μερικά σαφή επιχειρήματα.
Για παράδειγμα, θα μπορούσε κανείς να απαντήσει ότι «αποφασίστηκε να μην προχωρήσει η εξαγορά για τρεις βασικούς λόγους, όπως ην αλλαγή των οικονομικών συνθηκών, τον εντοπισμό προβλημάτων που αφορούν το κανονιστικό πλαίσιο και την ύπαρξη καλύτερων τρόπων αξιοποίησης του διαθέσιμου κεφαλαίου».
Η απάντηση ακούγεται πιο αξιόπιστη όταν είναι σαφής και καλά οργανωμένη. Οι άνθρωποι σχηματίζουν πολύ γρήγορα άποψη για τον ομιλητή. Αν μέσα στα πρώτα δευτερόλεπτα δεν γίνει κατανοητό ποιο είναι το βασικό σημείο της απάντησης, υπάρχει κίνδυνος να χαθεί η προσοχή τους ή να αρχίσουν να αμφιβάλλουν για το αν ο ομιλητής γνωρίζει καλά το θέμα. Όταν, αντίθετα, η απάντηση δίνεται από την αρχή, είναι πιο εύκολο να διατηρηθεί το ενδιαφέρον και η προσοχή τους.
Φυσικά, δεν μπορεί κάθε ερώτηση να απαντηθεί με τον ίδιο τρόπο. Δεν είναι σκόπιμο να απλοποιείται υπερβολικά ένα ζήτημα ή να δίνεται μια βεβαιότητα που δεν ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα. Το ζητούμενο είναι να διακρίνεται ποια είναι η πληροφορία που χρειάζεται πραγματικά ο ακροατής από εκείνη που απλώς είναι διαθέσιμη στον ομιλητή.
Όσο περισσότερο καλλιεργείται η συνήθεια της σύντομης και άμεσης διατύπωσης και όσο περισσότερο εξασκείται κανείς στο να δίνει πρώτα την απάντηση, τόσο πιο εύκολο γίνεται να περιορίζεται η περιττή φλυαρία και να αποφεύγονται συνήθειες που δυσκολεύουν την επικοινωνία. Έτσι, οι απαντήσεις γίνονται πιο σαφείς, πιο στοχευμένες και πιο εύκολες στην παρακολούθηση, ακόμη και όταν το θέμα είναι σύνθετο.
Παράλληλα, η μεγαλύτερη σαφήνεια στον λόγο μπορεί να μειώσει την αμηχανία και να ενισχύσει την αυτοπεποίθηση. Με τον καιρό, δεν θα χρειάζεται πλέον να προσπαθεί κανείς να δείξει ότι διαθέτει κύρος. Το κύρος θα προκύπτει φυσικά μέσα από τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνεί».
Διαβάστε ακόμη
Τρεις γενιές, ένα μαχαίρι: Η οικογένεια που δεν εγκατέλειψε την τέχνη της
Τα μεγάλα λάθη του Γουόρεν Μπάφετ
Ενα καταφύγιο πολυτέλειας στην όαση της αιγυπτιακής ερήμου
Για όλες τις υπόλοιπεςειδήσεις της επικαιρότητας μπορείτε να επισκεφθείτε το Πρώτο ΘΕΜΑ