Πόσες φορές δεν απογοητευτήκατε κοιτάζοντας το φάκελο των εισερχομένων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς έφτασε μέχρι και σε τετραψήφιο αριθμό αδιάβαστων μηνυμάτων…

Η οργάνωση των email είναι ένα μείζον ζήτημα που απασχολεί κυρίως τους επαγγελματίες, που το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αφορά άμεσα στη δουλειά τους.

Είχατε αναρωτηθεί άραγε, ότι η οργανοτικότητα ή μη των email, αποδεικνύει στοιχεία της προσωπικότητάς σας;

Δείτε παρακάτω σε ποια κατηγορία ανήκετε:

Ο διαγράφων

Αυτό είναι το πρόσωπο που βλέπει ένα μήνυμα στο inbox και λαμβάνει αμέσως μέτρα. Δηλαδή, διαβάζει το μήνυμα, είναι πιθανό να στείλει μια απάντηση και στη συνέχεια, είτε διαγράφει (επειδή δεν είναι πλέον χρήσιμο) είτε το μεταφέρει στα αρχεία σε ένα συγκεκριμένο φάκελο. Η καταμέτρηση των email του κυμαίνεται συνήθως γύρω στο… μηδέν.

Ο εγκέφαλος ενός «διαγράφων» είναι «προγραμματισμένος» να αντιδρά αρνητικά όταν έρχεται αντιμέτωπος με μια δέσμη μη αναγνωσμένων μηνυμάτων. «Μια τεράστια έκρηξη στα εισερχόμενα», απελευθερώνει το άγχος που βασίζεται στους νευροδιαβιβαστές, όπως η κορτιζόλη, η οποία τους κάνει ανήσυχους», αναφέρει ο Rosen. Κρατώντας καθαρό το φάκελο των εισερχομένων μειώνεται, προσωρινά τουλάχιστον, η αγωνία τους.

Όπως δηλώνει και ο ψυχολόγος Larry Rosen, η στρατηγική διαχείρισης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποκινείται από την επιθυμία τους για έλεγχο.

email overload

Ο αποθηκεύων

Ο αποθηκεύων έχει λίγα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο φάκελο εισερχομένων του, αλλά σπάνια διαγράφει ένα μήνυμα αφού το διαβάσει.

Σύμφωνα με την Pamela Rutledge, Ph.D., διευθύντρια της κλινικής Media Research Center, υπάρχουν μερικές πιθανές εξηγήσεις για αυτό το είδος της συμπεριφοράς. Το ένα είναι η τελειομανία: «Οι τελειομανείς σώζουν τα διαβασμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ιδέα ότι θα επανέλθουν κάποια στιγμή σε αυτά». Αυτοί οι ίδιοι άνθρωποι θα έχουν μια λίστα υποχρεώσεων τόσο γεμάτη που δεν θα μπορεί πλέον να είναι χρήσιμη» και ένα σωρό ρούχα που πρέπει να επιδιορθωθούν στο πίσω μέρος της ντουλάπας…

Ουσιαστικά, αποθηκεύοντας τα μηνύματα, είναι ένας τρόπος να παραπλανάτε τον εαυτό σας ότι κάποια στιγμή θα απαντήσετε.

Η Rutledge τονίζει επίσης ότι η διαγραφή μηνυμάτων είναι πολύ παράτολμη για τους «αποθηκεύοντες». «Μερικοί άνθρωποι αποθηκεύουν τα διαβασμένα email τους γιατί νιώθουν την ασφάλεια ότι θα μπορούσαν να τα βρουν, αν χρειαζόταν», λέει. «Μερικοί από εμάς έχουν περισσότερη ανοχή στην αβεβαιότητα απ’ ότι άλλοι».

Ο αγνοών

Σύμφωνα με τον Ron Friedman, Ph.D., συγγραφέα του βιβλίου «The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace», το να κρατάει κάποιος εκατοντάδες ή χιλιάδες μη αναγνωσμένα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο inbox, δεν είναι απαραίτητα μια προβληματική συμπεριφορά.

Από τη μία πλευρά, λέει, αφήνοντας αδιάβαστα μηνύματα μπορεί να σημαίνει ότι είστε απασχολημένοι ή μη διαθέσιμοι. Από την άλλη πλευρά, «μπορεί επίσης να σημαίνει ότι αναγνωρίζετε ότι η οργάνωση δεν θα σας βοηθήσει να επιτύχετε πρόοδο. Και αυτό είναι ένα σημάδι νοημοσύνης».

Μερικοί «αγνοόντες» ενδέχεται να είναι πιο οργανωμένοι και παραγωγικοί, από άλλους. Μετά από όλα αυτά, ο Friedman λέει, «το e-mail αντανακλά τις προτεραιότητες των άλλων ανθρώπων για σας, όχι κατ ‘ανάγκην, σημαντική δουλειά που απαιτεί την άμεση προσοχή σας».