Η επικοινωνία στον χώρο εργασίας επηρεάζει τον τρόπο αξιολόγησης των ιδεών και της επαγγελματικής εικόνας ενός εργαζομένου. Η Έριν Μακ Γκοφ, ιδρύτρια της AdviceWithErin και συγγραφέας του βιβλίου «The Secret Language of Work», μοιράστηκε τις απόψεις και την εμπειρία της στο CNBC Make It σχετικά με τον τρόπο που μικρές αλλαγές στην επικοινωνία μπορούν να ενισχύσουν την επαγγελματική εικόνα ενός εργαζομένου.
«Η επαγγελματική πορεία ενός εργαζόμενου βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στην αλληλεπίδραση και την επικοινωνία του με τους συναδέλφους του. Η αποτελεσματική επικοινωνία δεν περιορίζεται απλώς στη μεταφορά πληροφοριών, αλλά αποτελεί κρίσιμο παράγοντα για την επίτευξη στόχων, τη λήψη αποφάσεων και τη διαμόρφωση σχέσεων μέσα στο εργασιακό περιβάλλον. Οι τρόποι με τους οποίους διατυπώνετε τις ιδέες σας και τα αιτήματά σας επηρεάζουν το πόσο πραγματικά σας ακούνε και σας σέβονται οι συνάδελφοί σας στον χώρο εργασίας σας.
Ως σύμβουλος καριέρας, έχω δουλέψει με επαγγελματίες σε διαφορετικά στάδια της επαγγελματικής τους πορείας. Έχω παρατηρήσει πως οι άνθρωποι που προοδεύουν γρηγορότερα έχουν την ικανότητα να επικοινωνούν με τρόπο που κάνει τους άλλους να τους ακούνε.
Αυτές είναι οι 5 απλές αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο επικοινωνείτε στον χώρο εργασίας σας, οι οποίες μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε σημαντικές επαγγελματικές σχέσεις και να κερδίσετε μεγαλύτερο σεβασμό από τους συνεργάτες σας.
1. Αντικαταστήστε τις κλειστές ερωτήσεις με ερωτήσεις ανοιχτού τύπου
Σε πολλές περιπτώσεις θα χρειαστεί να κάνετε μια ερώτηση σε έναν προϊστάμενό σας για κάποιο αίτημα ή ιδέα που ίσως έχετε. Πολλές φορές όμως, δεν είναι σαφές πώς θα πρέπει να διατυπωθεί αυτή η ερώτηση.
Για παράδειγμα, μπορεί να προκύψει ανάγκη να ζητήσετε μερικές επιπλέον μέρες άδεια, ή να εργαστείτε από το σπίτι. Σε τέτοιες περιπτώσεις, πολλοί εργαζόμενοι διατυπώνουν με άγχος τις ερωτήσεις τους, με αποτέλεσμα η απάντηση που λαμβάνουν να περιορίζεται σε ένα απλό «ναι» ή «όχι», δυσχεραίνοντας τη διεξαγωγή ουσιαστικής συζήτησης.
Η χρήση ανοιχτού τύπου ερωτήσεων διευκολύνει τη συζήτηση με τον προϊστάμενό σας, καθώς προάγει τον εποικοδομητικό διάλογο και την ανταλλαγή απόψεων σχετικά με διαδικασίες και προτεραιότητες. Παράλληλα, δημιουργεί την αίσθηση ότι προσεγγίζετε τα εργασιακά ζητήματα με προσοχή, χωρίς η στάση σας να φαίνεται απαιτητική.
Για παράδειγμα:
• Αντί για «Μπορείτε να μου γράψετε μια σύσταση;», πείτε «Ποια είναι η τυπική διαδικασία για τη σύνταξη συστάσεων;».
• Αντί για «Μπορώ να φύγω νωρίς την Παρασκευή;», πείτε «Πώς χειρίζεται συνήθως η ομάδα την ευελιξία τις Παρασκευές;».
• Αντί για «Μπορώ να πάρω προαγωγή;», πείτε «Ποιες θα λέγατε ότι πρέπει να είναι οι προτεραιότητές μου αν θέλω να πάρω προαγωγή φέτος;».
2. Αντικαταστήστε το «συγνώμη» με το «ευχαριστώ»
Είτε πρόκειται για ένα μικρό τυπογραφικό σφάλμα σε γραπτή επικοινωνία, είτε για ολιγόλεπτη καθυστέρηση σε μια σημαντική συνάντηση, αστοχίες τέτοιου είδους είναι ανθρώπινες και αναπόφευκτες.
Είναι σημαντικό να απολογείστε όταν υπάρχει πραγματικά σοβαρή αιτία. Ωστόσο, το να ζητάτε συνεχώς συγνώμη χωρίς ουσιαστικό λόγο, μπορεί να υπονομεύσει την επαγγελματική σας εικόνα, καθώς μπορεί να δημιουργήσει την εντύπωση ότι δεν είστε βέβαιοι για τις αποφάσεις σας, ή ότι δεν διαχειρίζεστε αποτελεσματικά τις υποχρεώσεις σας, ακόμη κι αν αυτό δεν ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα.
Σε περιπτώσεις μικρών λαθών ή σύντομων καθυστερήσεων, συνιστώ να αντικαθιστάτε την «συγνώμη» με «ευχαριστώ». Με αυτόν τον τρόπο επικοινωνείτε με επαγγελματισμό, και ταυτόχρονα, δείχνετε σεβασμό και εκτίμηση προς τους συνομιλητές σας .
Για παράδειγμα:
- Αντί για «Συγγνώμη που άργησα ένα λεπτό», πείτε «Σας ευχαριστώ πολύ που περιμένατε. Ας ξεκινήσουμε.»
- Αντί για «Συγγνώμη για όλες τις ερωτήσεις», πείτε «Εκτιμώ πολύ που αφιερώνετε χρόνο να μου το εξηγήσετε.»
- Αντί για «Συγγνώμη, ξέρω ότι είναι τελευταία στιγμή», πείτε «Σας ευχαριστώ για την ευελιξία σου στο χρονοδιάγραμμα. Αναγνωρίζω πως είναι τελευταία στιγμή.»
3. Αντικαταστήστε τα «αλλά» με «και»
Η λέξη «αλλά» συχνά μειώνει την αξία των προηγούμενων δηλώσεών σας. Όταν παρουσιάζετε δύο εξίσου σημαντικές σκέψεις, η αντικατάσταση του «αλλά» με «και» επιτρέπει και στις δύο να αναδειχθούν ισότιμα, χωρίς καμία να φανεί υποβαθμισμένη ή λιγότερο σημαντική.
Για παράδειγμα:
- Αντί για «Αγαπώ τη δουλειά μου, αλλά χρειάζομαι αύξηση», πείτε «Αγαπώ τη δουλειά μου, και χρειάζομαι αύξηση» .
- Αντί για «Ήταν ένα εξαιρετικό τρίμηνο, αλλά πρέπει να βελτιώσουμε τη διατήρηση πελατών», πείτε «Ήταν ένα εξαιρετικό τρίμηνο, και πρέπει να βελτιώσουμε τη διατήρηση πελατών».
- Αντί για «Εκτιμώ τα σχόλιά σας, αλλά διαφωνώ», πείτε «Εκτιμώ τα σχόλιά σας, και τα βλέπω λίγο διαφορετικά».
Η χρήση του «και» διατηρεί τη σημαντικότητα όλων των δηλώσεών σας, προσφέροντας σαφήνεια και ακρίβεια στην επικοινωνία, χωρίς να υποβαθμίζεται η σημασία κάποιου μηνύματος.
4. Αντικαταστήστε του «Νιώθω ότι…» με «Παρατήρησα ότι…»
Η φράση «νιώθω ότι…» εκφράζει μια ευγενική και διακριτική στάση, κάτι που είναι συχνά κατάλληλο για προσωπικές συζητήσεις. Ωστόσο, στα πλαίσια επαγγελματικής επικοινωνίας όπου η σαφήνεια και η αντικειμενικότητα έχουν ιδιαίτερη σημασία, μπορεί να μειώσει την έμφαση και τη βαρύτητα του μηνύματος που θέλετε να επικοινωνήσετε, με αποτέλεσμα οι παρατηρήσεις να φαίνονται περισσότερο ως υποκειμενικές εμπειρίες, παρά αντικειμενικά δεδομένα.
Για παράδειγμα:
- Αντί για «Νιώθω ότι είμαστε πίσω στο χρονοδιάγραμμα», πείτε «Έχω παρατηρήσει ότι υστερούμε σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα.»
- Αντί για «Νιώθω ότι θα έπρεπε να προχωρήσουμε με την επιλογή δύο», πείτε «Η σύστασή μου είναι να προχωρήσουμε με την επιλογή δύο.»
- Αντί για «Νιώθω ότι δεν είμαστε στην ίδια σελίδα», πείτε «Φαίνεται ότι δεν είμαστε πλήρως ευθυγραμμισμένοι σε αυτό το θέμα.»
Αυτή η προσέγγιση ενισχύει την αντικειμενικότητα και την σαφήνεια της επικοινωνίας, διατηρώντας παράλληλα έναν επαγγελματικό και ισορροπημένο τόνο.
5. Αντικαταστήστε το «γιατί» με «πώς» ή με «τι»
Ερωτήσεις που ξεκινούν με τη λέξη «γιατί» συχνά κάνουν τον συνομιλητή να νιώθει ότι πρέπει να υπερασπιστεί τις αποφάσεις ή τις επιλογές του, ακόμη κι αν δεν υπάρχει τέτοια πρόθεση. Τέτοιες διατυπώσεις τείνουν να μετατοπίζουν τη συζήτηση από συνεργατική σε αντιπαραθετική, καθώς η έμφαση δίνεται περισσότερο στην αιτιολόγηση, παρά στην ανταλλαγή ιδεών.
Είναι προτιμότερο να προσκαλείτε τον συνομιλητή σας να εξηγήσει τη λογική ή τη διαδικασία πίσω από τις αποφάσεις του, ώστε να μη νιώθει πως πρέπει να τις δικαιολογήσει.
Για παράδειγμα:
- Αντί για «Γιατί θεωρείτε ότι η δραστηριότητα πρέπει να γίνει μία εβδομάδα νωρίτερα;», πείτε: «Πώς πιστεύετε ότι αυτή η ενέργεια θα ωφελήσει το έργο;»
- Αντί για «Γιατί το κάνετε με αυτόν τον τρόπο;», πείτε «Τι τεχνική χρησιμοποιείτε;»
- Αντί για «Γιατί αλλάξετε την ώρα για τη συνάντηση;», πείτε «Ποιος ήταν ο λόγος για την αλλαγή της ώρας της συνάντησης;»
- Αντί για «Γιατί υποθέσατε ότι δεν θα λειτουργήσει;», πείτε «Πώς καταλήξατε σε αυτό το συμπέρασμα;»
Με αυτόν τον τρόπο, δείχνετε στους συνομιλητές σας ότι τους ακούτε και τους σέβεστε πραγματικά, γεγονός που ενισχύει τη συνεργασία και οδηγεί σε πιο ειλικρινή και αποτελεσματική επικοινωνία».
Διαβάστε ακόμη
Ακριβότερα τα ακτοπλοϊκά εισιτήρια: Η άνοδος στα καύσιμα λόγω Μέσης Ανατολής πιέζει τις τιμές
Ανθεκτική η αγορά ηλεκτρισμού μέσα στην κρίση – Στο τραπέζι το πλαφόν στα καύσιμα
Συνδρομή 38.000 ευρώ σε πολυτελές γυμναστήριο με λίστα αναμονής
Για όλες τις υπόλοιπες ειδήσεις της επικαιρότητας μπορείτε να επισκεφτείτε το Πρώτο Θέμα