Κανείς δεν θέλει να βρίσκεται απροετοίμαστος μπροστά σε μια απρόσμενη ερώτηση. Ωστόσο υπάρχουν στιγμές που ακόμη και οι πιο έμπειροι επαγγελματίες αιφνιδιάζονται όταν κάποιος τους ζητά άμεσα μια απάντηση.

Ξαφνικά, η προσοχή όλων στρέφεται επάνω τους και καλούνται να αντιδράσουν γρήγορα. Αν «κολλήσουν», υπάρχει κίνδυνος να δημιουργηθεί η εντύπωση ότι δεν είναι οργανωμένοι ή ότι δεν έχουν προετοιμαστεί επαρκώς.

Σύμφωνα με τον Tom Huddleston, ειδικό στην ψυχολογία του εργασιακού περιβάλλοντος και executive coach, το σημαντικότερο είναι να παραμένει κανείς ήρεμος και να αποδεικνύει ότι μπορεί να σκέφτεται καθαρά ακόμη και όταν βρίσκεται υπό πίεση.

Ο ειδικός προτείνει τέσσερις πρακτικές στρατηγικές που βοηθούν στην αντιμετώπιση απρόβλεπτων ερωτήσεων με ψυχραιμία και αυτοπεποίθηση.

Μιλήστε από τη δική σας οπτική

Το πρώτο ένστικτο πολλών ανθρώπων είναι να απομακρύνουν την προσοχή από τον εαυτό τους («Ίσως δεν είμαι ο κατάλληλος για να απαντήσω») ή να μειώσουν εκ των προτέρων την αξία της απάντησής τους («Δεν γνωρίζω ακριβώς τι συμβαίνει σε άλλα τμήματα, αλλά από όσα έχω ακούσει…»). Καμία από αυτές τις αντιδράσεις δεν αποπνέει σιγουριά.

Αντί γι’ αυτό, είναι προτιμότερο να εξηγείτε με σαφήνεια τι γνωρίζετε μέσα από την εμπειρία του ρόλου σας, τις προηγούμενες επαγγελματικές σας εμπειρίες ή την πρόσβαση που έχετε σε πληροφορίες. Με αυτόν τον τρόπο η τοποθέτησή σας ακούγεται πιο αξιόπιστη και ουσιαστική, χωρίς να υπερβάλλετε για τις γνώσεις σας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φράσεις όπως:

«Από τη σκοπιά του γραφιστικού σχεδιασμού μπορώ να πω ότι…»

«Με βάση τις τρεις υλοποιήσεις προϊόντων στις οποίες συμμετείχα…»

«Επειδή συμμετέχω άμεσα στις συζητήσεις με τον πελάτη [X], μπορώ να αναφέρω ότι…»

Ζητήστε διευκρινίσεις για να κερδίσετε χρόνο

Όταν μια ερώτηση σας αιφνιδιάζει, η απάντηση με μια άλλη ερώτηση μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα χρήσιμη. Σας δίνει πολύτιμο χρόνο για να οργανώσετε τις σκέψεις σας, ενώ ταυτόχρονα μπορεί να σας προσφέρει περισσότερες πληροφορίες ώστε να δομήσετε καλύτερα την απάντησή σας.

Μπορείτε να πείτε:

«Θα μπορούσατε να εξηγήσετε λίγο περισσότερο τι ακριβώς σας προβληματίζει;»

«Ποια πλευρά του ζητήματος θα ήταν πιο χρήσιμο να εξετάσουμε;»

«Τι είναι αυτό που σας απασχολεί περισσότερο αυτή τη στιγμή;»

Εντοπίστε την πραγματική ανάγκη πίσω από την ερώτηση

Οι αποτελεσματικοί επικοινωνιολόγοι γνωρίζουν ότι οι περισσότερες ερωτήσεις δεν είναι απλές απορίες. Στην πραγματικότητα αποτελούν αιτήματα για ένα από τρία πράγματα: καθησύχαση, καθοδήγηση ή ενέργεια.

Για παράδειγμα, όταν ένας επικεφαλής λειτουργιών ζητά προβλέψεις, συνήθως δεν ενδιαφέρεται να ακούσει κάθε λεπτομέρεια του οικονομικού μοντέλου. Αυτό που πραγματικά θέλει να μάθει είναι αν πρέπει να προετοιμάσει την ανώτερη διοίκηση για πιθανές δυσκολίες.

Είναι λοιπόν σημαντικό να προσπαθήσετε να κατανοήσετε ποια ανάγκη κρύβεται πίσω από την ερώτηση και να απαντήσετε σε αυτή.

Για παράδειγμα:

«Βρισκόμαστε στον σωστό δρόμο για να πετύχουμε τους στόχους αυτού του μήνα. Θα σας ενημερώσω αμέσως αν προκύψει κάποια αλλαγή.»

«Με βάση τα δεδομένα που έχουμε, υπάρχουν δύο επιλογές: [X] και [Y]. Η δική μου πρόταση είναι να προχωρήσουμε με την επιλογή [X].»

Κάντε το «θα σας απαντήσω» να ακούγεται πιο ισχυρό

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου δεν έχετε άμεσα την απάντηση, και αυτό είναι απολύτως φυσιολογικό. Το σημαντικό είναι να δείξετε ότι η καθυστέρηση γίνεται για να δοθεί μια πιο ολοκληρωμένη και ακριβής απάντηση, όχι επειδή υπάρχει έλλειψη γνώσεων.

Μπορείτε να το διατυπώσετε ως εξής:

«Αφήστε με να εξετάσω προσεκτικά τα δεδομένα για να σας απαντήσω με ακρίβεια και όχι μόνο με βάση τη μνήμη μου.»

«Θέλω να σας δώσω μια πλήρη και τεκμηριωμένη απάντηση. Δώστε μου χρόνο μέχρι την Παρασκευή.»

Με αυτόν τον τρόπο δείχνετε επαγγελματισμό, υπευθυνότητα και σεβασμό προς τη συζήτηση.

Διαβάστε ακόμη

Συνέδριο Greece Talks του Travel.gr: Αλλάζει σελίδα σε επίπεδο υποδομών η Κρήτη τα επόμενα πέντε χρόνια

Qantas: Θα πληρώσει 74 εκατ. δολάρια για ακυρωμένες πτήσεις την περίοδο της πανδημίας

10 εμπειρίες που αξίζουν: Θέατρο, vintage shopping και μια απόδραση στο βουνό

Για όλες τις υπόλοιπες ειδήσεις της επικαιρότητας μπορείτε να επισκεφτείτε το Πρώτο Θέμα