Εργασιακός χώρος: Τι αξίζει να αφαιρέσετε από τα emails σας για να βελτιώσετε την εικόνα σας

Φράσεις όπως «συγγνώμη για την ενόχληση», «είμαι σίγουρος ότι είσαι πολύ φορτωμένος» ή «ήθελα απλά να τσεκάρω…» είναι συνηθισμένες στα επαγγελματικά emails, με την πεποίθηση ότι προσφέρουν ευγένεια και φιλικότητα. Για να το ενισχύσουμε, συχνά προσθέτουμε θαυμαστικά ή και emojis. Ωστόσο, σύμφωνα με τους ειδικούς, αυτές οι εκφράσεις ενδέχεται να υπονομεύουν την αξιοπιστία μας και το πόσο σοβαρά μας παίρνουν οι άλλοι στον επαγγελματικό τομέα.

Η Hannah Salton, coach καριέρας, εξηγεί ότι τα θαυμαστικά χρησιμοποιούνται για να δείξουν ενθουσιασμό και θετική διάθεση, αλλά η συχνή χρήση τους, κυρίως στις γυναίκες, μπορεί να δημιουργήσει την εντύπωση ανασφάλειας. Όπως επισημαίνει, η υπερβολική χρήση τους μπορεί να φαίνεται ψεύτικη και να επηρεάσει την αξιοπιστία του ατόμου. Ο William Hanson, coach καλής συμπεριφοράς, είναι επίσης επιφυλακτικός απέναντι στα emojis, τα οποία μπορεί να δώσουν την αίσθηση παιδικότητας και να μειώσουν την επαγγελματική εικόνα του ατόμου. Παρόμοια, η λέξη «φιλιά» δεν πρέπει να χρησιμοποιείται σε ένα επαγγελματικό email, εκτός αν απευθύνεται σε κάποιον με τον οποίο έχουμε προσωπική σχέση.

Επιπλέον, οι υπερβολικές ευγένειες και οι υπερβολικά απολογητικές φράσεις μπορεί να δημιουργήσουν την εντύπωση ότι κάποιος δεν είναι αρκετά ικανός. Οι ειδικοί προτείνουν να αποφύγουμε φράσεις όπως «απλά», «συγγνώμη για την ενόχληση», «ελπίζω να είναι οκ», καθώς και τα θαυμαστικά και τα emojis, για να ακούγεται η επικοινωνία μας πιο σοβαρή και επαγγελματική.

Η διατήρηση της προσωπικότητας στην επαγγελματική επικοινωνία είναι σημαντική, αλλά πρέπει να αποφεύγεται η χρήση «εργαλείων» για να γίνουμε αρεστοί. Η παρατήρηση του τρόπου που γράφουν οι άλλοι και η ανάλυση της αντίδρασής μας στις διάφορες στυλιστικές προσεγγίσεις μπορεί να μας βοηθήσει να βρούμε την ισορροπία.

Επιπλέον, τα εργαλεία τεχνητής νοημοσύνης μπορούν να μας βοηθήσουν να εντοπίσουμε και να αφαιρέσουμε περιττές φράσεις από τα emails μας χωρίς να χάσουμε την προσωπικότητά μας.

Διαβάστε ακόμη

Το deadline για τα έργα €6 δισ. του Ψηφιακού Μετασχηματισμού, τα «κλειδιά» και η επόμενη μέρα