Ένα απρόσεκτο πάτημα στο κουμπί «Αποστολή», ένας λάθος παραλήπτης ή ένα συνημμένο αρχείο που ξεχάστηκε μπορεί να δημιουργήσουν από αμηχανία έως και σοβαρά επαγγελματικά προβλήματα. Για τον λόγο αυτό, οι μεγαλύτερες πλατφόρμες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν ενσωματώσει μηχανισμούς που δίνουν στους χρήστες μια δεύτερη ευκαιρία πριν το μήνυμα φύγει οριστικά από τα εισερχόμενά τους.
Η δυνατότητα ανάκλησης ή ακύρωσης αποστολής δεν «τραβά πίσω» ένα email που έχει ήδη παραδοθεί. Στην πραγματικότητα βασίζεται σε μια μικρή χρονική καθυστέρηση, κατά τη διάρκεια της οποίας το μήνυμα παραμένει προσωρινά σε αναμονή. Μέσα σε αυτά τα λίγα δευτερόλεπτα ο χρήστης μπορεί να αναθεωρήσει την ενέργειά του, να διορθώσει λάθη ή ακόμη και να διαγράψει το μήνυμα πριν αυτό φτάσει στον τελικό παραλήπτη.
Gmail: Η επιλογή που αποτρέπει τα λάθη της τελευταίας στιγμής
Η υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Google διαθέτει εδώ και χρόνια τη λειτουργία «Undo Send», η οποία συγκαταλέγεται στις πιο χρήσιμες επιλογές για όσους διαχειρίζονται μεγάλο όγκο αλληλογραφίας.
Για να ενεργοποιηθεί, ο χρήστης πρέπει να μεταβεί στις Ρυθμίσεις, να επιλέξει την ενότητα με όλες τις διαθέσιμες ρυθμίσεις και να εντοπίσει την επιλογή αναίρεσης αποστολής στην καρτέλα «Γενικά». Εκεί μπορεί να ορίσει χρονικό περιθώριο έως και 30 δευτερολέπτων, που αποτελεί το μέγιστο διαθέσιμο όριο.
Από τη στιγμή που αποστέλλεται ένα μήνυμα, εμφανίζεται στο κάτω μέρος της οθόνης σχετική ειδοποίηση. Με ένα μόνο κλικ στην επιλογή αναίρεσης, το email επιστρέφει στα πρόχειρα, δίνοντας τη δυνατότητα διόρθωσης ή οριστικής διαγραφής του.
Outlook: Μικρή καθυστέρηση με μεγάλη αξία
Αντίστοιχη προστασία παρέχει και το Outlook, κυρίως μέσω της εφαρμογής για υπολογιστές.
Οι χρήστες μπορούν να μεταβούν στις Ρυθμίσεις, να ανοίξουν την ενότητα «Αλληλογραφία» και στη συνέχεια το πεδίο «Σύνθεση και απάντηση». Εκεί ενεργοποιείται η λειτουργία «Αναίρεση αποστολής», η οποία επιτρέπει την προσθήκη καθυστέρησης έως και δέκα δευτερολέπτων.
Παρότι το χρονικό περιθώριο είναι μικρότερο σε σχέση με το Gmail, συχνά αποδεικνύεται αρκετό για να αποτραπεί ένα λάθος που διαφορετικά θα μπορούσε να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις ή επαγγελματικές συνέπειες.
Apple Mail: Διαθέσιμη σε Mac, iPhone και iPad
Η Apple έχει ενσωματώσει ανάλογη δυνατότητα στην εφαρμογή Mail τόσο για υπολογιστές Mac όσο και για κινητές συσκευές.
Στους υπολογιστές Mac, οι χρήστες μπορούν να ανοίξουν την εφαρμογή Mail, να μεταβούν στις Ρυθμίσεις και στην ενότητα «Σύνθεση», όπου υπάρχει η επιλογή «Undo Send Delay». Μέσα από αυτή καθορίζεται το χρονικό διάστημα καθυστέρησης πριν από την τελική αποστολή.
Στα iPhone και iPad η διαδικασία είναι εξίσου απλή. Από τις Ρυθμίσεις της συσκευής, ο χρήστης επιλέγει την εφαρμογή Mail και στη συνέχεια την αντίστοιχη επιλογή καθυστέρησης αποστολής, επιλέγοντας το μεγαλύτερο διαθέσιμο χρονικό περιθώριο για μεγαλύτερη ασφάλεια.
Μετά την αποστολή κάθε μηνύματος εμφανίζεται προσωρινά η ένδειξη «Undo Send», επιτρέποντας την άμεση ακύρωση της ενέργειας.
Μια μικρή ρύθμιση που μπορεί να γλιτώσει μεγάλα προβλήματα
Σε μια εποχή όπου η επαγγελματική και προσωπική επικοινωνία πραγματοποιείται σε μεγάλο βαθμό μέσω email, η ενεργοποίηση αυτών των λειτουργιών αποτελεί μια απλή αλλά ιδιαίτερα χρήσιμη κίνηση. Ένα λανθασμένο αρχείο, μια βιαστική διατύπωση ή ένας παραλήπτης που μπήκε κατά λάθος στη λίστα αποστολής μπορούν να διορθωθούν μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα.
Η ύπαρξη ενός μικρού χρονικού «παραθύρου ασφαλείας» δεν προσφέρει μόνο μεγαλύτερο έλεγχο στον χρήστη, αλλά λειτουργεί και ως ένα αποτελεσματικό δίχτυ προστασίας απέναντι στα συνηθισμένα λάθη της ψηφιακής καθημερινότητας. Σε πολλές περιπτώσεις, αυτά τα λίγα δευτερόλεπτα αρκούν για να αποτρέψουν μια δυσάρεστη ή δαπανηρή συνέπεια.
Διαβάστε ακόμη
Προειδοποίηση από ΔΝΤ: Η παγκόσμια οικονομία πρέπει να μάθει να ζει με τις κρίσεις
Morgan Stanley: Σήμα υπεραπόδοσης για την Ελλάδα – Τράπεζες και ΟΤΕ στα θετικά screens
Μελίνα Τραυλού: Αιχμηρή κριτική για τη στρατηγική απανθρακοποίησης της ναυτιλίας
Για όλες τις υπόλοιπες ειδήσεις της επικαιρότητας μπορείτε να επισκεφτείτε το Πρώτο Θέμα
Σχολίασε εδώ
Για να σχολιάσεις, χρησιμοποίησε ένα ψευδώνυμο.